ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Účinnost od 1. října 2026

1. Správce a kontaktní údaje

1.1. Provozovatelem služby Publishift je Publishift s.r.o., IČO 29967376, se sídlem Roháčova 145/14, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 455211 (dále jen „Společnost“).

1.2. Ve věcech ochrany osobních údajů lze Společnost kontaktovat na info@publishift.cz nebo písemně na adrese jejího sídla.

1.3. Tyto zásady se vztahují na zpracování osobních údajů v souvislosti s webem www.publishift.cz, aplikací Publishift a zveřejňováním zákaznického obsahu na publikačních webech Společnosti.

2. Postavení Společnosti

2.1. Společnost je správcem osobních údajů, jejichž účely a prostředky zpracování sama určuje, zejména při správě zákaznických vztahů, účtů, fakturaci, komunikaci, zabezpečení, vyřizování oznámení a ochraně práv.

2.2. Zpracovává-li Společnost údaje obsažené v tiskových zprávách výhradně jménem zákazníka a podle jeho pokynů, vystupuje jako zpracovatel. Správcem je zákazník, případně osoba, pro kterou zákazník oprávněně jedná. Toto zpracování upravuje článek 15 obchodních podmínek.

2.3. Postavení stran se posuzuje podle skutečných činností. Plnění vlastních zákonných povinností Společnosti, včetně povinností souvisejících s politickou reklamou a vyřizováním oznámení nezákonného obsahu, není automaticky zpracováním na pokyn zákazníka.

3. Kategorie údajů a jejich zdroje

3.1. Podle povahy konkrétního vztahu Společnost zpracovává:

1. a) identifikační a fakturační údaje zákazníků, zejména jméno podnikatele, obchodní firmu, IČO, sídlo a údaje uvedené na dokladech;
2. b) jména, e-mailové adresy, uživatelské role a údaje potřebné ke zřízení a správě přístupů;
3. c) údaje o objednávkách, aktivaci, platnosti a čerpání plánů, fakturách a úhradách;
4. d) obsah obchodní a provozní komunikace, reklamací, oznámení a žádostí;
5. e) osobní údaje obsažené v zákaznických textech a obrazových materiálech;
6. f) technické údaje vznikající při komunikaci se službou, zejména IP adresu a údaje o požadavku na server, v rozsahu nezbytném k přenosu, provozu a zabezpečení;
7. g) údaje vyžadované zvláštními právními předpisy, zejména v souvislosti s politickou reklamou, je-li poskytována.

3.2. Údaje jsou získávány od dotčené osoby, zákazníka nebo správce týmového účtu, osoby vkládající obsah a případně od oznamovatele či jiné dotčené osoby. Identifikační údaje lze ověřovat ve veřejných rejstřících. Informace o úhradách jsou získávány rovněž prostřednictvím banky.

3.3. Ne všechny uvedené kategorie jsou zpracovávány u každé osoby. Rozsah odpovídá konkrétní službě a účelu. Údaje vztahující se pouze k právnické osobě nejsou samy o sobě osobními údaji; osobními údaji však mohou být údaje jejích zástupců, zaměstnanců nebo jiných fyzických osob.

4. Účely a právní základy

4.1. Uzavření a plnění smlouvy

Údaje jsou používány k vyřízení objednávky, aktivaci služby, správě účtu, poskytování podpory a plnění smluvních povinností.

Je-li smluvní stranou fyzická osoba, právním základem je článek 6 odst. 1 písm. b) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“).

Údaje zaměstnanců, zástupců a členů týmů zákazníků jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Tento zájem spočívá v poskytování služby zákazníkovi, správě jeho oprávněných uživatelů a komunikaci s nimi.

4.2. Účetnictví a související evidence

Fakturační údaje, informace o úhradách a účetní záznamy jsou zpracovávány pro plnění právních povinností podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

4.3. Bezpečnost a ochrana práv

Údaje jsou v nezbytném rozsahu používány k ochraně účtů, řešení incidentů, předcházení zneužití, doložení poskytnutého plnění a uplatnění nebo obraně právních nároků.

Právním základem je oprávněný zájem na bezpečném provozu a ochraně práv podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR, případně konkrétní právní povinnost.

4.4. Oznámení a zásahy do obsahu

Údaje oznamovatelů, zákazníků a dotčených osob jsou používány k posouzení oznámení, přijetí nápravných opatření, sdělení výsledku a doložení postupu.

Právním základem je plnění zákonných povinností podle článku 6 odst. 1 písm. c) GDPR nebo oprávněný zájem na prosazování pravidel služby a ochraně práv podle článku 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

4.5. Provozní komunikace

Společnost zasílá zprávy související s poskytováním služby, zejména potvrzení aktivace, faktury, upomínky, připomenutí konce plánu a informace o zásazích do obsahu.

Právní základ odpovídá povaze konkrétní komunikace, zejména plnění smlouvy, oprávněnému zájmu nebo právní povinnosti. Tyto zprávy nejsou využívány k přidávání nesouvisejících reklamních nabídek.

4.6. Politická reklama

Při poskytování služeb politické reklamy Společnost zpracovává údaje potřebné ke splnění zákonných požadavků na přípustnost zadání, označení, transparentnost, evidenci a poskytování informací oprávněným osobám. Právním základem je článek 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Informace, jejichž zveřejnění právní předpis vyžaduje, jsou zpřístupněny společně s reklamou, v oznámení o transparentnosti nebo v příslušném zákonném úložišti.

5. Týmové účty

5.1. Jméno a e-mailovou adresu člena týmu může Společnost získat od zákazníka nebo jím pověřené osoby. Údaje slouží k vytvoření a správě přístupu, nastavení oprávnění a nezbytné komunikaci.

5.2. Informace o zpracování jsou pozvané osobě poskytovány nejpozději při první komunikaci, zejména odkazem na tyto zásady v pozvánce.

5.3. Zákazník spravuje týmová oprávnění. Nepotřebný přístup lze odstranit dříve než ostatní údaje zákaznického účtu. Nezbytné záznamy o dřívějších úkonech lze uchovat samostatně za účelem zabezpečení nebo ochrany práv.

6. Údaje v tiskových zprávách

6.1. O obsahu tiskové zprávy a výběru publikačních webů rozhoduje zákazník. Podle obchodních podmínek je povinen zajistit předchozí prokazatelné svolení dotčených osob odpovídající zamýšlenému zveřejnění a splnit další právní požadavky.

6.2. Zveřejněné údaje jsou dostupné veřejnosti a mohou být zachyceny vyhledávači nebo jinými třetími osobami. Svolení k předání údajů autorovi textu nemusí zahrnovat jejich zveřejnění na internetu.

6.3. Právní základ zpracování prováděného na pokyn zákazníka určuje příslušný správce. Je-li jím souhlas podle GDPR, lze jej odvolat. Odvolání neovlivňuje zákonnost předchozího zpracování a posuzuje se ve vztahu ke konkrétnímu účelu. Neznamená automatický výmaz záznamů, které musí být uchovány z jiného zákonného důvodu.

6.4. U zvláštních kategorií osobních údajů, například údajů o zdraví nebo politických názorech, musí být splněna také odpovídající podmínka podle článku 9 GDPR. Pro údaje o odsouzení v trestních věcech a trestných činech platí podmínky článku 10 GDPR. Samotné označení textu za tiskovou zprávu tyto požadavky nenahrazuje.

6.5. Žádost o opravu, omezení nebo odstranění údajů lze zaslat na info@publishift.cz, pokud možno s uvedením adresy článku. Jedná-li Společnost jako zpracovatel, předá žádost příslušnému správci a poskytne mu součinnost. Vlastní povinnosti Společnosti tím nejsou dotčeny.

6.6. Sjednaná doba zveřejnění nepředstavuje důvod k odmítnutí oprávněného požadavku na výmaz. Odstranění veřejného článku se odlišuje od zákonného uchování účetních, evidenčních nebo důkazních záznamů.

7. Příjemci údajů

7.1. Podle konkrétního účelu mohou být údaje zpřístupněny:

1. a) osobám pověřeným provozem a podporou služby;
2. b) poskytovateli hostingu Webtero, provozovanému společností Šikmo s.r.o., IČO 09046577;
3. c) poskytovatelům e-mailových služeb skupiny Google v rozsahu e-mailové komunikace a souvisejícího technického zajištění;
4. d) dodavatelům technických, účetních nebo fakturačních služeb, pokud jsou pro příslušnou činnost využíváni;
5. e) právním, daňovým a jiným odborným poradcům při řešení konkrétní záležitosti;
6. f) bankám v souvislosti s úhradami;
7. g) orgánům veřejné moci a dalším oprávněným osobám, vyžaduje-li to právní předpis nebo oprávněný požadavek;
8. h) členům zákaznického týmu podle jejich oprávnění.

7.2. Zveřejněný obsah je přístupný veřejnosti. Zákonem vyžadované informace o politické reklamě mohou být zpřístupněny také v příslušných evidencích nebo úložištích.

7.3. Příjemci získávají údaje pouze v rozsahu odpovídajícím jejich činnosti. Jedná-li dodavatel jako zpracovatel, musí jeho zapojení upravovat smlouva splňující požadavky GDPR.

8. Předávání do třetích zemí

8.1. V souvislosti s využíváním mezinárodních e-mailových služeb Google může docházet ke zpracování údajů mimo Evropský hospodářský prostor, zejména ve Spojených státech amerických.

8.2. Předání smí být uskutečněno pouze při splnění požadavků kapitoly V GDPR. Pro předávání oprávněným certifikovaným příjemcům v USA lze využít rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně v rámci EU–US Data Privacy Framework. V ostatních případech musí být použit jiný platný mechanismus, zejména standardní smluvní doložky a podle potřeby doplňková opatření.

8.3. Google zveřejňuje informace o používaných mechanismech na adrese:

https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=cs

8.4. Informace o konkrétním příjemci, zemi zpracování a použitém mechanismu, včetně možnosti získat kopii příslušných záruk, poskytne Společnost na info@publishift.cz. Užívání služby není obecným souhlasem s předáváním údajů do třetích zemí.

9. Doba uložení a výmaz

9.1. Společnost stanoví dobu uložení podle účelu a povahy údajů:

Kategorie	Doba uložení nebo rozhodné kritérium
Údaje zákaznického účtu	Po dobu poskytování služby a správy zveřejněných článků. Pokud již neexistuje zveřejněný článek ani platný plán, účet se odstraní po 12 měsících bez nové objednávky.
Nepublikované koncepty	12 měsíců od skončení posledního plánu; na plánované odstranění se upozorňuje 30 dnů předem.
Nepřijaté týmové pozvánky	Nejvýše 30 dnů od odeslání.
Osobní údaje v publikovaných článcích	Po dobu oprávněného zveřejnění podle pokynu zákazníka. Další zpracování je možné pouze při trvání příslušného účelu a právního základu.
Smluvní a důkazní záznamy	Po dobu potřebnou k plnění povinnosti, kterou dokládají, a zpravidla 3 roky po jejím splnění nebo zániku. Při sporu po dobu jeho řešení a následného vypořádání.
Účetní doklady	5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají, nestanoví-li zákon nebo konkrétní právní důvod delší dobu.
Běžné provozní a bezpečnostní záznamy, pokud jsou ukládány	Nejvýše 90 dnů. Záznamy vztahující se ke konkrétnímu incidentu nebo nároku po dobu nezbytnou k jeho vyřešení.
Běžná poptávková komunikace bez navazující smlouvy	Nejvýše 12 měsíců od vyřízení, není-li konkrétní důvod pro další uchování.
Oznámení o transparentnosti politické reklamy a jejich změny	7 let po posledním zveřejnění příslušné politické reklamy.
Další evidence služeb politické reklamy vyžadovaná právními předpisy	7 let od posledního příslušného úkonu, od něhož právní předpis tuto dobu počítá.

9.2. Konkrétní důvod delšího uchování se vztahuje pouze na údaje nezbytné pro tento účel, nikoli automaticky na celý účet nebo veškerý obsah.

9.3. Údaje zpracovávané výhradně na pokyn zákazníka se po skončení příslušného zpracování vracejí nebo mažou podle zpracovatelského ujednání. To se netýká údajů, které Společnost oprávněně zpracovává pro vlastní zákonné účely.

9.4. Po uplynutí příslušné doby jsou údaje vymazány nebo nevratně anonymizovány. Uchování pro splnění zákonné povinnosti nebo ochranu práv neznamená pokračování veřejné publikace.

9.5. Výmaz z provozního systému se v záložních kopiích projeví při jejich přepisu nebo odstranění v příslušném cyklu obnovy. Zálohy nesmějí sloužit k běžnému používání již vymazaných údajů. Při obnově systému musí být znovu uplatněny dříve provedené výmazy.

9.6. Doba uchování záloh se omezuje na dobu potřebnou k obnově a zabezpečení s přihlédnutím ke smluvním podmínkám příslušného dodavatele. Záložní kopie nejsou samostatným důvodem k neomezenému uchovávání údajů. Informace o době odstranění konkrétních údajů ze záloh lze získat na info@publishift.cz.

10. Cookies, analytika a automatizace

10.1. Na webu a v aplikaci Publishift se nepoužívají cookies.

10.2. Společnost v současnosti nepoužívá analytické ani reklamní nástroje, nezasílá newsletter a nepředává zákaznické texty externím nástrojům umělé inteligence ke zpracování.

10.3. Nepoužívání cookies nevylučuje zpracování technických údajů nezbytných k přenosu dat, poskytování služby a jejímu zabezpečení.

10.4. Automatické zveřejnění obsahu podle pokynu zákazníka samo o sobě nepředstavuje automatizované individuální rozhodování podle článku 22 GDPR. Žádost o přezkoumání zásahu do obsahu posuzuje pověřená osoba.

10.5. Zavedení nového účelu nebo technologie vyžadující další informace či souhlas bude doprovázeno splněním těchto povinností před zahájením příslušného zpracování.

11. Poskytnutí údajů a práva dotčených osob

11.1. Údaje potřebné k identifikaci zákazníka, fakturaci a správě přístupu jsou smluvním požadavkem, případně se zpracovávají pro splnění právní povinnosti. Bez nezbytných údajů nelze příslušnou službu poskytnout.

11.2. Za podmínek GDPR má dotčená osoba právo:

1. a) získat přístup ke svým osobním údajům a informace o jejich zpracování;
2. b) požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů;
3. c) požadovat výmaz nebo omezení zpracování;
4. d) získat údaje v přenositelném formátu, jsou-li splněny zákonné podmínky;
5. e) odvolat souhlas, je-li zpracování založeno na souhlasu.

11.3. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu lze vznést námitku z důvodů týkajících se konkrétní situace dotčené osoby.

11.4. Žádosti se podávají na info@publishift.cz. Při důvodných pochybnostech o totožnosti může Společnost požadovat přiměřené doplňující informace.

11.5. Společnost informuje o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Za zákonných podmínek lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech musí být žadatel informován v původní měsíční lhůtě.

11.6. Žádosti se vyřizují bezplatně. Pouze u zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí lze postupovat odlišně v rozsahu dovoleném GDPR.

11.7. Je-li Společnost ve vztahu k dotčeným údajům zpracovatelem, předá žádost příslušnému správci a poskytne mu součinnost.

11.8. Dotčená osoba má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, nebo u jiného příslušného dozorového úřadu.

11.9. Seznámení s těmito zásadami není souhlasem s neomezeným zpracováním údajů ani vzdáním se zákonných práv.

12. Závěrečná ustanovení

12.1. Tyto zásady jsou účinné od 1. října 2026.

12.2. Aktuální znění je zveřejňováno na webu Publishift. O podstatných změnách týkajících se stávajících uživatelů Společnost informuje vhodným způsobem.

12.3. Aktualizace zásad sama nezakládá nový právní důvod zpracování a nenahrazuje souhlas, je-li pro konkrétní zpracování vyžadován.